Koszty pozyskania systemu informatycznego mają w przeważającej większości charakter rzeczywistych wydatków pieniężnych i są ewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym firmy.

Koszty ponoszone na pozyskanie systemu mają bardzo indywidualny charakter i są ściśle związane ze specyficznym systemem. Można jednak wyodrębnić kilka ich kategorii, które występują przy większości systemów. Otóż koszty można podzielić na:

• koszty projektowania systemu informatycznego
• koszty wdrożenia systemu informatycznego (nakłady na realizację projektu).

Koszty projektowania mogą być rozbite dalej na koszty:

• wykonania analizy systemu
• opracowania założeń systemu
• opracowania projektu technicznego systemu
• opracowanie projektu technicznego oprogramowania i oprogramowanie systemu
• wykonanie dokumentacji eksploatacyjnej.

Orientacyjny koszt wykonania analizy systemu zależy od:

• jednostkowego kosztu roboczogodziny (Kj)
• pracochłonności minimalnej wykonania analizy (A)
• liczby analizowanych dziedzin (W1)
• liczby komórek organizacyjnych (W2)
• poziomu organizacyjnego obiektu (W3)
• ilości danych źródłowych (W4).

co można zapisać wzorem:

Koszt opracowania założeń systemu (Kz) zależy od:

• jednostkowego kosztu roboczogodziny (Kj)
• pracochłonności minimalnej wykonania założeń (założeń ekonomicznych, założeń technicznych, założeń techniczno-ekonomicznych) (A)
• stopnia współpracy ze zleceniodawcą (W1)
• możliwości algorytmizacji procesu przetwarzania (W2)
• stanu danych źródłowych (W3)
• parametryzacji systemu (W4)
• zakresu działania systemu (W5).

co można zapisać wzorem:

Koszt opracowania projektu technicznego można wyrazić wzorem:

gdzie:

Kj – jednostkowy koszt roboczogodziny
k – liczba podsystemów, dla których wykonywany jest projekt technicznyPk – pracochłonność wykonania k-tego projektu technicznego
l – liczba zbiorów
m – liczba funkcji
Akl – pracochłonność wykonania l-tego zbioru dla k-tego podsystemu.

Dla określonego k-tego podsystemu Al oblicza się na podstawie formuły:

gdzie:

Cli – pracochłonność wykonania dla l-tego podsystemu i-tego rekordu (wielkość ta wynosi szacunkowo 1/6 liczby pól w rekordzie)
W3 – współczynnik trudności w zależności od rodzaju nośnika danych i organizacji zbioru.
Bkm – pracochłonność wykonania projektu dla m-tej funkcji dla k-tego podsystemu
W1k – współczynnik trudności wykonania k-tego podsystemu ze względu na jego parametryzację (przy czym: W1k = 1 jeśli system nie wymaga parametryzacji; W1k = 1,3 jeśli wymagana jest prosta parametryzacja; W1k = 1,5 jeśli konieczna jest pełna parametryzacja)
W2k – współczynnik trudności wykonania k-tego podsystemu ze względu na trudności współpracy ze zleceniodawcą (1,8 w przypadku braku współpracy).

Koszt wykonania oprogramowania zależy od:

• jednostkowego kosztu roboczogodziny (Kj)
• liczby instrukcji źródłowych systemu (N)
• pracochłonności przypadającej na jedną instrukcję źródłową (B)
• utrudnień ze względu na dostęp do komputera (W1)

co można wyrazić wzorem:

Koszt wykonania dokumentacji eksploatacyjnej można policzyć według wzoru:

gdzie:

Kj – jednostkowy koszt roboczogodziny
Pt – pracochłonność opracowania projektu technicznego systemu
W – współczynnik przeliczeniowy.