Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokładnie precyzuje, jakie dokumenty mogą być podstawą zapisów w wyżej wymienionej księdze.

Zgodnie z rozporządzeniem paragon można traktować jako taki dokument w przypadku zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych.

• datę i stempel jednostki wydającej paragon (z czytelną ilością, cenę jednostkową oraz wartością, na którą opiewa dany zakup),
• z kolei na odwrocie paragonu podatnik powinien wypisać swoje nazwisko lub nazwę zakładu, adres, a także rodzaj zakupionego towaru.

Wedle zapisów znajdujących się w  ustawie o VAT, niektóre paragony fiskalne są uznawane za faktury i podatnik powinien móc bez żadnych przeciwwskazań zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Chodzi tutaj głównie o dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą (w tym paragon z kasy fiskalnej) pod warunkiem, że zawiera on następujące dane: nazwa i NIP sprzedawcy, numer kolejny i data wystawienia, nazwa autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, kwota należności wraz z podatkiem i kwota podatku.

Tutaj jednak przeciwstawna wydaje się ustawa o rachunkowości, która nie dopuszcza dokumentowania żadnych kosztów paragonami i na podstawie której organy skarbowe argumentują, że rachunków nie należy zastępować paragonami, jeżeli tylko istnieje prawna możliwość, wystawienia rachunku przez sprzedawcę.

Szczególny nacisk przywiązuje się do literatury podatkowej oraz prasy (nie tylko podatkowej) , której zakupu nie można udokumentować paragonem.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 1994 r. Nr 121, poz. 591).

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 r. Nr 54, poz. 535).

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Z 1994 r. Nr 121, poz. 591).