Faktura elektroniczna – co to jest i po co się ją wystawia? Kiedy można ją wystawiać? Jak przesyła się faktury elektroniczne? Jakie obowiązki w zakresie przechowywania faktur elektronicznych wynikają z przepisów?

Od kilku lat nasz system podatkowy umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur elektronicznych. Ich powszechność w obrocie jest jednak stosunkowo niewielka, a przynajmniej tak było do końca roku 2010.

Dlaczego tak się działo i czym właściwie jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna jest to plik z danymi, który zawiera wszystkie informacje wymagane przez przepisy prawa w zakresie elementów koniecznych dla faktury „zwykłej” (papierowej) oraz dodatkowo spełnia kilka indywidualnych cech wymaganych dla dokumentu elektronicznego. W praktyce oznacza to, że podobnie jak nie ma jednego wzorca wystawiania faktury papierowej, tak też nie ma też jedynego obowiązującego wzorca faktury elektronicznej. Najczęściej wysyłane są faktury w formacie pdf lub plikach html.

Co się zmieniło od 1 stycznia 2011 roku?

Prawie nic, ale wszyscy wiemy, że „prawie” robi wielką różnicę. Zmieniły się obowiązki w zakresie zapewnienia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych.

Jak było do tej pory?
Do 31 grudnia 2010 roku faktury elektroniczne musiały być podpisywane bezpiecznym podpisem elektronicznym lub być wysyłane do kontrahentów przy użyciu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Dodatkowo odbiorca musiał wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej – poprzez dokonanie akceptacji. W praktyce oznaczało to, że ten sposób komunikacji w zakresie obiegu faktur był z uwagi na wysokie koszty zarezerwowany wyłącznie dla „dużych” (system wymiany danych EDI) lub dla podmiotów, które z innych powodów posiadały już podpis elektroniczny.

Od 1 stycznia 2011 roku zmieniono te rygorystyczne wymogi i dotychczasowy zapis został złagodzony. Podane wyżej dwa sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści, których spełnienie ma zapewnić przesyłający faktury w formie elektronicznej, są tylko jednymi z wielu możliwości.

Minister Finansów w swoim rozporządzeniu nie wymienił innych sposobów spełnienia tych warunków enumeratywnie, lecz określił wyłącznie definicję tych terminów. I tak:

O co chodzi? Faktura jest podstawą odliczenia podatku naliczonego zawartego w tej fakturze, a dokument otrzymany w formie elektronicznej, jeśli nie jest podpisany podpisem elektronicznym, jest bardzo łatwy do zmodyfikowania w dzisiejszych czasach (na marginesie można łatwo zauważyć, że dla osoby chcącej sfałszować dane równie łatwo jest zmodyfikować dokument papierowy, gdyż nie jest wymagany odręczny podpis wystawcy). Dlatego wystawca faktury w swoich zasobach informatycznych musi posiadać wszystkie informacje, które jednoznacznie będą potwierdzały, że dane w systemie informatycznym nie zostały zmodyfikowane po wysłaniu faktury elektronicznej.

Co musi odbiorca faktury?

Poza wyrażeniem zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych w uzgodnionym formacie – teoretycznie nic więcej. Rozporządzenie mówi głównie o przesyłaniu faktury w formie elektronicznej. Odbiorca musi natomiast zgodnie z ogólnymi przepisami dotyczącymi faktur przechowywać je do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przy okazji warto zauważyć, że zmieniono również zapisy dotyczące przechowywania faktur. Teraz można je przechowywać w dowolnej formie z pewnymi warunkami, ale to odrębny temat.

Praktycznie jeśli chcemy przechowywać otrzymane faktury elektroniczne – np. w formie papierowej, należałoby nanieść na wydruk informację, jak faktura została dostarczona (np. e-mail lub wydruk ze strony www) i kiedy. Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur otrzymanych nadal jest uzależnione od terminu otrzymania faktury.

Akceptacja otrzymywania faktur lub cofnięcie akceptacji przez odbiorcę może być dokonywane w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Bardzo ważne jest przy tym, aby zgody na otrzymywanie faktur w drodze elektronicznej dokonywać w sposób przemyślany. Jest to szczególnie istotne w przedsiębiorstwach prowadzących księgi rachunkowe (ale nie tylko), gdyż konieczne jest przygotowanie przedsiębiorstwa do nowej formy obiegu dokumentów, w tym między innymi akceptacji dokumentów. Należy przygotować przedsiębiorstwo do tego rozwiązania zarówno organizacyjnie, jak i zapewnić warunki techniczne, np. przygotować sekretariat elektroniczny, gdzie będzie można od razu zarejestrować wpływającą fakturę elektroniczną oraz podpiąć załącznik z mailem.

Obowiązki dotyczące przechowywania faktur elektronicznych

Faktury elektroniczne muszą być przechowywane w następujący sposób:

Faktury elektroniczne można przechowywać poza terytorium kraju . Musi być jednak zapewniony dla organów skarbowych dostęp on-line do tych faktur przy pomocy środków elektronicznych.

Praktyczne problemy, na które trzeba zwrócić uwagę u odbiorcy faktury

Ryzyko kilkakrotnego zaksięgowania faktur przesłanych mailem (zwłaszcza jeśli są przesyłane do biur rachunkowych w tej formie w celu zaksięgowania). Konieczne jest ustalenie obiegu dokumentów i ich akceptacji.

 

Problem przechowywania faktur elektronicznych przez okres 5 lat. Problemy interpretacyjne w zakresie obowiązków dotyczących przechowywania w dowolnej formie. Te kwestie powinny zanikać wraz z pojawiającymi się interpretacjami podatkowymi.

Podstawa prawna: Rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej

 

 

Grażyna Kotkowska – kierownik księgowości w Kancelarii Podatkowej Skłodowscy
Dariusz Skłodowski – doradca podatkowy

www.sklodowscy.pl