Spółki, których rok obrotowy jest zbieżny z kalendarzowym, do końca marca powinny sporządzić sprawozdanie finansowe oraz przedłożyć je do zatwierdzenia odpowiedniemu organowi. Art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakłada na kierownika jednostki obowiązek dopilnowania tego terminu i zapewnienia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości. Ustawa mówi bowiem, że sprawozdanie sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
Roczne sprawozdanie zostanie zatwierdzone przez organ w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca. Spółki z o.o. i akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie powinny minimum 15 dni przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom sprawozdanie oraz opinię wraz z raportem biegłego rewidenta.
Zanim nastąpi zatwierdzenie sprawozdania, podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta, z którym umowę zawiera kierownik jednostki. Należy jednak zaznaczyć, że badaniu przez biegłego rewidenta obowiązkowo podlegają tylko roczne sprawozdania finansowe podmiotów wymienionych w art. 64 ustawy o rachunkowości. Pozostali przedsiębiorcy mogą dobrowolnie poddać badaniu roczne sprawozdania.
Sprawozdania są badane w celu sprawdzenie ich zgodności z zasadami rachunkowości rzeczywistą sytuacją majątkową i finansową firmy. Biegły rewident przeprowadzający badanie powinien spełniać warunki do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii. Wystawia on bowiem pisemną opinię oraz raport o wynikach badania.
Niedotrzymanie terminu jest zagrożone grzywną, karą pozbawienia wolności do dwóch lat lub obiema tymi karami łącznie, a odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Na nim ciąży także obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego (wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat) we właściwym rejestrze sądowym, wraz z opinią biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe i podział zysku lub pokrycie straty.
Dodatkowo spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, organizacje pożytku publicznego wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym składają sprawozdanie z działalności jednostki.
Należy to zrobić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Ostateczną datą jest zatem 15 lipca, jeśli sprawozdanie zostało zatwierdzone 30 czerwca.
Uwaga! Podmioty sporządzające uproszczone sprawozdanie finansowe zamiast opinii biegłego rewidenta do rejestru sądowego składają informację o rodzaju opinii. Przypomnijmy, że są to jednostki, które w roku obrotowym, którego dotyczy sprawozdanie, nie osiągnęły:
- średniorocznego zatrudnienia większego niż 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty) lub
- sumy aktywów bilansu na koniec roku przekraczającej równowartość 2 mln euro, lub
- przychodów netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej wyższych niż równowartość 4 mln euro.
Spółki podlegające badaniu mają obowiązek ogłosić swoje sprawozdanie. Ogłoszenie sprawozdania finansowego następuje w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski B”.
Sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki razem z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – podpis składają wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Stan na dzień: 21 marca 2011 roku
Podstawa prawna: Ustawa z 29 września 1994 roku o rachunkowości