Rozliczanie unijnych dotacji WiedzaiFinanse Prawo, podatki i finanse dla Ciebie

»Sklodowscy » Reklama » O portalu »Źródła

Baza wiedzy

Strona główna > Baza wiedzy > Dotacje > Dotacje unijne > Rozliczanie unijnych dotacji

Rozliczanie unijnych dotacji

Dotacje unijne umożliwiają rozwój naszej gospodarki. W Polsce wdrażane są programy, dzięki którym środki z unii mogą trafić do przedsiębiorców. Kryteria ich przyznawania są ściśle określone i zależą od rodzaju programu i inwestycji. Niezależnie od tego środkami zawsze podlegają rygorystycznej kontroli. Nad ich prawidłowym inwestowaniem czuwają instytucje odpowiedzialne za realizację poszczególnych programów.

Beneficjenci unijnych dotacji narażeni są na popełnienie błędów podczas wykorzystywania przyznanych im środków. Grożą im wówczas przykre konsekwencje, z których najgorszą jest konieczność zwrotu części lub całości dotacji wraz z odsetkami.

Najtrudniejsze jest bowiem rozliczenie wniosku o płatność pośrednią, a nie – jak się początkowo wydaje – podpisanie umowy o dofinansowanie. Przedstawiamy kilka wskazówek, jak uniknąć błędów podczas rozliczania unijnych dotacji.

Najczęściej popełniane błędy

brak przedstawienia wymaganych dokumentów,
brak korelacji faktur z okresem rozliczenia,
niewystarczający zakres informacji,
niejednolite nazewnictwo,
błędy rachunkowe,
wydatkowanie środków na zakres nieobjęty wsparciem,
brak zachowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Terminy
Najważniejsze jest dokładne zapoznanie się z treścią umowy o dofinansowanie. W niej znajdują się kluczowe informacje odnośnie do terminów rozpoczęcia i zakończenia projektu, które wyznaczają ramy czasowe dla kwalifikowalności poniesionych wydatków. Istotne jest, aby zwrócić uwagę na sposób liczenia terminów.

Płatności

W umowie zawarte są także zatwierdzone formy płatności za poniesione wydatki. Umowa może bowiem ograniczać możliwość uiszczania zapłaty gotówką do pewnej kwoty lub nakładać wymóg, aby wszystkie płatności były dokonywane przelewem z firmowego rachunku bankowego.

Beneficjent może przesuwać koszty do 10 proc. ich wartości między poszczególnymi kategoriami bez konieczności informowania o poczynionych zmianach odpowiedniej instytucji. Przesunięcie większych kwot wymaga zgody o dokonanie korekty w harmonogramie.

Dokumentacja

Najwięcej problemów przysparza jednak wymagana do rozliczenia dotacji dokumentacja za zakupione środki trwałe lub usługi. Dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowanych są podstawą wniosków o płatność. Powinny być zatem odpowiednio uporządkowane i opisane.

Nawet jeśli nie ma wymogu informowania o zmianach, warto w piśmie przewodnim wyjaśnić zaistniałe na skutek przesunięcia kosztów rozbieżności. Za każdym razem należy uzasadnić na piśmie zakup środków trwałych bądź nabycie usług o innych niż zatwierdzone we wniosku parametrach. Uzasadnienie powinno zawierać argumenty przemawiające za nowych pozycji nad pierwotnymi.

Każda pozycja kosztowa powinna być potwierdzona kompletem dokumentów. Sama faktura VAT to za mało. Należy ją opisać i dołączyć do niej potwierdzenie płatności, umowy z dostawcą towaru lub usługi, protokół odbioru środka trwałego, specyfikację techniczną poświadczającą zgodność zakupionego sprzętu ze wskazanym w harmonogramie. Zaniedbanie obowiązku informowania o znaczącej modyfikacji projektu i uzyskania na to zgody instytucji nadzorującej może doprowadzić do uznania kosztu za niekwalifikowany bądź do konieczności zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

Koszty wynagrodzeń pracowników także powinny być odpowiednio udokumentowane. W szczególności należy przedstawić potwierdzenie wypłaty należnych świadczeń, listę płac, oświadczenia pracowników o otrzymanym wynagrodzeniu, kopie deklaracji ZUS oraz umów określających warunki zatrudnienia. Co ważne, umowy zawarte z pracownikami powinny zawierać informację o finansowaniu wynagrodzenia ze środków unijnych.

Jeśli w ramach dotacji unijnej finansowane są szkolenia pracowników, wówczas dokumentacja powinna zawierać listę obecności pracowników na szkoleniu, certyfikatów za uczestnictwo oraz materiałów dydaktycznych.

Wniosek o płatność
Ze szczególną starannością należy wypełnić wszystkie pola wniosku. Dowodem poniesienia wydatków jest wyciąg bankowy z konta firmowego, więc nie można zapomnieć o dołączeniu go do wniosku. System księgowy powinien umożliwiać łatwą i szybką identyfikację wszystkich transakcji zawartych podczas realizacji projektu. Nazwy pozycji w harmonogramie muszą się zgadzać z nazwami pozycji w fakturach, protokołach zdawczo-odbiorczych i umowach.

Ustawa Prawo zamówień publicznych
Realizując projekt dofinansowany przez Unię Europejską przedsiębiorca jest zobowiązany do zachowania zasady konkurencyjności, czyli wyboru najkorzystniejszej oferty z zachowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Należy spisać procedury i ustalić przejrzyste kryteria wyboru dostawcy towarów i usług.

Zapytanie ofertowe należy opublikować na stronie internetowej, zebrać co najmniej trzy odpowiedzi i uzasadnić wybór najlepszej z nich. Zapytanie należy określić precyzyjnie i podać w nim termin realizacji. Brak dopełnienia tych formalności może być podstawą do uznania danego kosztu za niekwalifikowany.

Świętujemy

Choć już samo przyznanie dotacji jest dużym sukcesem, to prawdziwy powód do radości przedsiębiorcy mają dopiero po prawidłowym rozliczeniu kosztów. Opóźnienia w otrzymaniu płatności są bowiem często spowodowane błędami w złożonym wniosku. Ich konsekwencje mogą być bardzo poważne, gdyż decydują o płynności finansowej przedsiębiorcy. Nie należy jednak się poddawać, tylko zastosować powyższe uwagi podczas składania wniosków o płatność pośrednią w związku z realizowanym w ramach unijnego programu projektem.

Stan na dzień: 15 października 2010 roku

Joanna Piętowska