BiznesPlatforma.pl
»Sklodowscy » Reklama » O portalu »Źródła
>Baza wiedzy
Strona główna  >   Baza wiedzy   >   Podatki   >   VAT   >   Wystawianie faktur VAT - zasady, obowiązki, terminy
Wystawianie faktur VAT - zasady, obowiązki, terminy
Faktura jest dokumentem służącym do potwierdzenia transakcji w obrocie gospodarczym objętych podatkiem od towarów i usług.
 
Zasady wystawiania faktur określają: ustawa z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 53 poz.535 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów usług (Dz.U. 2008 nr 212 poz. 1337 ze zm). Z tych aktów prawnych wynikają prawa i obowiązki podatników w zakresie treści faktury, jak i terminów jej wystawiania.
 
Zasadą ogólną dotyczącą wystawiania faktur jest termin nie później niż 7. dnia od momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Bardzo istotne w praktyce obrotu gospodarczego jest prawo do wystawienia faktur przed wydaniem towaru lub wykonania usługi oraz otrzymania zapłaty. Szczególny obowiązek jest powiązany z otrzymaniem płatności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Istnieje kilka rodzajów transakcji, dla których ustawodawca zezwolił na wystawienie faktury zarówno przed wykonaniem usługi czy wydaniem towaru, jak i przed otrzymaniem zapłaty. Jest to jednak katalog zamknięty i nie może być dowolnie rozszerzany. W katalogu tym zawarte są przypadki wymienione w art. 19 ust 10, ust. 13 pkt1-5 i 7- 11, ust. 16a, ust. 16b oraz ust. 19a; np. sprzedaż licencji i sublicencji, sprzedaż wydawnictw, sprzedaż lokali i budynków, usługi na terytorium kraju z tytułu najmu, dzierżawy , leasingu lub o podobnym charakterze, sprzedaż komisowa.
 
Ważne jest, że jeśli wystawimy fakturę niezgodnie z powyższymi zasadami narażamy naszego odbiorcę na utratę prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego w takiej fakturze. Art. 88 ust. 3a pkt.4 brzmi: „Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności, podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością, potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności”.
 
W poniższym opracowaniu przedstawiamy zasady, terminy i obowiązki w najczęstszych przypadkach występujących w obrocie gospodarczym.
 
 
Ogólna zasada powstawania obowiązku podatkowego w podatku VAT
 
Jeśli z przepisów ustawy o VAT wynika, iż dana czynność jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT oraz że czynność ta została wykonana przez podatnika tego podatku, to należy określić, w którym momencie powstaje obowiązek podatkowy z tym związany. Ogólna definicja obowiązku podatkowego zawarta jest w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). Zgodnie z art. 4 tej ustawy „obowiązkiem podatkowym jest wynikająca z ustaw podatkowych nieskonkretyzowana powinność przymusowego świadczenia pieniężnego w związku z zaistnieniem zdarzenia określonego w tych ustawach”.
 
Dla podatku VAT takim przepisem jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wymienia ona zarówno podmioty podlegające opodatkowaniu (podatników), przedmiot opodatkowania (czyli jakie czynności objęte są podatkiem), jak i momenty, w których obowiązek podatkowy powstaje.
 
Dopiero z chwilą, gdy określony w ustawie podmiot wykona czynność wymienioną tam jako czynność podlegającą opodatkowaniu - w momencie wskazanym w ustawie powstaje obowiązek podatkowy, który przekształca się następnie w zobowiązanie podatkowe. Ustalenie momentu, w którym obowiązek podatkowy powstaje jest niezwykle istotne. Jeśli bowiem podatnik w odpowiednim czasie nie wykaże kwoty podatku do zapłaty i zapłaty tej nie dokona - powstanie u niego zaległość podatkowa.
 
Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w art. 19 ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi.
 
Od zasady tej ustanowiono liczne wyjątki zawarte w art. 19 ust. 2-21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1. Wymienione wyjątki, to odstępstwa od reguły ogólnej (tzw. szczególne momenty powstania obowiązku), których w ustawie jest wiele, co znacznie komplikuje ustalanie właściwego momentu powstania obowiązku podatkowego dla danej czynności. Szczególne momenty powstania obowiązku podatkowego dotyczą:
  • sprzedaży potwierdzonej fakturą,
  • eksportu towarów,
  • importu towarów,
  • transakcji wewnątrzwspólnotowych,
  • przypadków związanych z otrzymaniem zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi,
  • przypadków związanych z terminem otrzymania zapłaty oraz terminem wystawienia faktury lub terminem płatności należności wynikającej z faktury,
  • opodatkowania czynności wykonywanych przez małych podatników.
Sprzedaż o charakterze ciągłym
 
W myśl § 5 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury. Jeżeli zaś podatnik skorzysta z tego prawa, wówczas - stosownie do § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia - fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w który dokonano sprzedaży.
 
Wystawienie faktury zgodnie z przytoczonymi przepisami wywołuje ten skutek, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do ww. transakcji przesuwa się na kolejny miesiąc.
 
Ustawodawca ograniczył możliwość określenia daty sprzedaży poprzez podawanie jedynie miesiąca i roku do przypadków sprzedaży o charakterze ciągłym, nie definiując jednakże tego pojęcia. Samo pojęcie sprzedaży towarów znajduje się art. 2 pkt 22 ustawy, zgodnie z którym przez sprzedaż należy rozumieć m.in. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Natomiast pojęcie „ciągłości” sprzedaży, wobec braku odniesienia w przepisach podatkowych należy rozpatrywać zgodnie z zasadami prawa cywilnego, odnosząc je do pojęcia zobowiązania o charakterze ciągłym. I tak, dla uznania świadczenia za „ciągłe” wystarcza, iż składa się ono z pewnych następujących po sobie aktów (czynności), o ile tworzą razem funkcjonalną całość, która ma to do siebie, że trwa w czasie, że czas jest jej miernikiem i że interes jednej strony jest zaspokojony właśnie dlatego, że odpowiednie zachowanie się drugiej strony ma charakter trwały.
 
Z całą pewnością ciągły charakter ma dostawa mediów. Charakter taki mają także np. usługi najmu i dzierżawy, stałej obsługi prawnej czy biurowej, ochrony osób i mienia. W literaturze spotkać można i inne przykłady, które wskazują na ciągły charakter dostaw towarów, takie jak np. dostawa pieczywa czy warzyw, zgodnie z bieżącymi zamówieniami składanymi przez cały miesiąc przez nabywcę.
 
Jeżeli więc mielibyśmy do czynienia z dostawami towarów uznanymi za sprzedaż o charakterze ciągłym i faktura wystawiana byłaby każdorazowo po zakończeniu miesiąca, to wystawienie jej w ostatnim dniu danego miesiąca przyspieszyłoby moment powstania obowiązku podatkowego, natomiast wystawienie faktury do siódmego dnia po zakończeniu miesiąca pozwoliłoby na przesunięcie obowiązku podatkowego o cały miesiąc (a nawet kwartał, w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie).
 
WAŻNE: Przy usługach o charakterze ciągłym istotne jest, tak dla uniknięcia nieporozumień wzajemnych, jak i tych na linii podatnik - urząd skarbowy, precyzyjne określenie cykli, w jakich usługa będzie rozliczana, a także zasad (terminów) dokonywania płatności. Płatność może następować po zakończeniu cyklu (z dołu), ale także np. na początku cyklu, "z góry". Ma to wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT.
 
Jeśli płatności za dany cykl rozliczeniowy będą dokonywane po jego zakończeniu ("z dołu"), to obowiązek podatkowy w VAT powstanie na zasadach wyżej omówionych. Jeśli zaś opłata zostanie zainkasowana przed zakończeniem danego cyklu (zapłata "z góry"), wówczas obowiązek podatkowy powstanie w dniu wpływu tej zapłaty. Równocześnie powstanie też obowiązek wystawienia faktury opiewającej na otrzymaną część (czy całość, jeśli zainkasowano) wynagrodzenia. I tej właśnie zasady nie można modyfikować umownie. Nie jest możliwe, by w umowie przewidzieć np. kwartalne cykle rozliczeniowe z inkasem należności na początku okresu i postanowić, że faktury będą wystawiane po upływie okresu. W takim bowiem przypadku przepisy przewidują nakaz wystawienia faktury w ciągu 7 dni od daty pobrania zapłaty "z góry" i terminu tego nie można umownie przesuwać.
 
Faktury dokumentujące usługi budowlane i transportowe
 
W art. 19 ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT wymienione są usługi, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia od dnia wykonania tych usług. Mowa tu o usługach transportowych, spedycyjnych i przeładunkowych, w portach morskich i handlowych, budowlanych i budowlano-montażowych.
 
W stosunku do tych usług określono również specyficzny moment wystawienia faktur. Wystawia się je - zgodnie z § 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur - nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem tego obowiązku.
 
Samo wystawienie faktury pozostaje bez wpływu na powstanie obowiązku podatkowego, który powstaje zawsze z chwilą otrzymania zapłaty, a jeśli zapłata ta wpłynie po trzydziestu dniach od dnia wykonania usługi lub w ogóle nie zostanie uiszczona - obowiązek podatkowy powstanie w trzydziestym dniu od dnia wykonania usługi. Aby przesunąć obowiązek podatkowy, w szczególności gdy trzydziesty dzień upływa na początku kolejnego miesiąca, można umówić się z kontrahentem, aby przesunął płatność na jeden z pierwszych dni kolejnego miesiąca, co wpłynie na przesunięcie obowiązku podatkowego o cały miesiąc (lub kwartał, w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie).
 
 
Termin wystawiania faktur dokumentujących usługi wykonywane na rzecz kontrahentów z UE
 
Uregulowania dotyczące terminów wystawiania faktur VAT odnajdujemy w § 9, § 10 ust. 1 i 3, § 11 i § 12 rozporządzenia w sprawie faktur. Z przepisów tych wynika, że:
  • fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z kolejno prezentowanymi zastrzeżeniami,
  • w przypadku gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży,
  • jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy; fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności,
  • w przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-5 i 7-11, ust. 16a i 16b oraz ust. 19a ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego; faktury te, nie mogą być jednak wystawione wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego; przepis ten nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy,
  • w przypadku usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, fakturę wystawia się nie później niż 28. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano tę usługę.
Zasada dla faktur dokumentujących transakcje, dla których obowiązek podatkowy określony jest w art. 19 ust. 19a. dotyczy tylko importu usług, dla których miejsce opodatkowania określane jest na terytorium Polski zgodnie z art. 28b.
 
Przepis zawarty w art. 100 ust. 11 ustawy o VAT stanowi, iż na potrzeby określenia momentu powstania obowiązku podatkowego, m.in. w stosunku do usług, do których stosuje się art. 28b, świadczonych na rzecz podatników podatku od wartości dodanej, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca, przepisy art. 19 ust. 19a i 19b stosuje się odpowiednio.
 
Dla uzupełnienia należy przytoczyć brzmienie art. 109 ust. 3a ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju. W przypadku usług, do których stosuje się art. 28b, stosuje się odpowiednio przepisy art. 19 ust. 19a i 19b. Stosownie do tego przepisu również w odniesieniu do usług świadczonych na rzecz podmiotów gospodarczych spoza terytorium Wspólnoty stosuje się ten sam obowiązek podatkowy co w obrocie wewnątrzwspólnotowym.
 
Oznacza to w praktyce, że w odniesieniu do usług, o których mowa w art. 28b ustawy o VAT, opodatkowanych poza terytorium kraju, obowiązek podatkowy określa się jak dla importu usług, tj. zgodnie z brzmieniem art. 19 ust. 19a. Dalszą konsekwencją tego stwierdzenia jest, że fakturę należy wystawić nie później niż w dniu powstania obowiązku podatkowego, którym jest (co do zasady) dzień wykonania usługi.
 
 
Dokumentowanie zaliczek fakturą VAT
 
Obowiązek opodatkowania zaliczek otrzymywanych przez podatników przed dostawą towaru czy wykonaniem usługi wynika jednoznacznie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu każda otrzymana zaliczka rodzi obowiązek podatkowy po stronie podatnika, który zaliczkę tę otrzymał. Jeżeli więc przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.
 
Ponadto każda otrzymana przez podatnika zaliczka w przypadku, gdy uiszcza ją podmiot gospodarczy powoduje obowiązek wystawienia faktury. Fakturę VAT określaną jako tzw. faktura zaliczkowa, należy wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano zaliczkę, co wynika z zapisu § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur. Fakturę - zgodnie z § 10 ust. 3 tego rozporządzenia - wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).
 
Faktura dokumentująca pobraną zaliczkę - zgodnie z § 10 ust. 4 ww. rozporządzenia w sprawie faktur zawierać powinna co najmniej:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2) numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
3) datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT lub FAKTURA VAT-MP, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto oraz w przypadku gdy jest to kolejna z faktur zaliczkowych - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej należności brutto,
4) stawkę podatku,
5) kwotę podatku
6) dane dotyczące zamówienia lub umowy (nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamawianych towarów, wartość, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy),
7) datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeżeli nie pokrywa się ona z datą wystawienia.
 
Opracowała: Wisława Czubińska
wrzesień 2010r
Wisława Czubińska
Ocena:
>Komentarze
Opcja dodawania komentarzy jest zarezerwowana wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników.
Aby się zalogować kliknij.
© WiedzaiFinanse.pl :: powered by multiCMS :: Twoje miejsce - Nasz portal :: Biznes, Ekonomia, Finanse, Dokumenty, Porady, Eksperci :: Projekt i wykonanie BerMar multimedia