Każdy zatrudniony musi powiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy i przewidywanym czasie jej trwania. Pracownik ma obowiązek uzasadnić każdą swoją nieobecność w pracy: z wyprzedzeniem, jeśli wiedział o niej z góry, najpóźniej drugiego dnia absencji, jeśli jest spowodowana nieprzewidzianymi okolicznościami.

 

Późniejsze usprawiedliwienia dopuszcza się w wyjątkowych sytuacjach, takich jak obłożna choroba pracownika połączona z brakiem osób, które mogłyby przekazać pracodawcy informację o absencji. Przy tym chory pracownik ma siedem dni na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego, licząc od daty jego wystawienia (a nie od chwili rozpoczęcia niezdolności do pracy).

 

Sposób powiadomienia pracodawcy powinien być określony w regulaminie pracy. Jeśli w firmie nie ma stosownych przepisów, wówczas pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność osobiście, telefonicznie, przez inny środek łączności, listownie lub przez kogoś innego, jeśli sam nie ma możliwości.

 

Pracodawca może ukarać pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy karą porządkową:

a także:

 

Pracodawca na udzielenie kary ma dwa tygodnie, licząc od uzyskania informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego, oraz trzy miesiące od naruszenia przez pracownika obowiązku. Zanim jednak pracodawca zdecyduje się ukarać pracownika, musi go wysłuchać. Jeśli nie ma takiej możliwości, a dowiedział się o naruszeniu obowiązku, dwutygodniowy termin na udzielenie kary zostaje zawieszony do momentu powrotu pracownika i powstania możliwości wysłuchania go przez pracodawcę.

 

Etap wysłuchania można pominąć, jeśli zatrudniony zrezygnował z przedstawienia ustnych wyjaśnień lub zdecydował się na pisemną formę przedłożenia okoliczności swojej absencji.

 

O nałożeniu kary należy zawiadomić pracownika na piśmie, informując o przyczynie ukarania, wskazując dzień, w którym pracownik dopuścił się naruszenia obowiązku pracowniczego. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych.

Na decyzję o zwolnieniu dyscyplinarnym pracodawca ma miesiąc. Musi złożyć pisemne oświadczenie w sprawie natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę. Termin biegnie od chwili uzyskania wiarygodnych informacji o dopuszczeniu się przez pracownika czynu nagannego kwalifikującego go do zwolnienia z pracy.

 

Pracownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu, o czym także pracodawca powinien go powiadomić.

 

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną. Za czas, kiedy zatrudniony nie świadczy pracy, wynagrodzenie należy się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów. Taką sytuacją jest urlop wypoczynkowy. Natomiast nieusprawiedliwiona absencja może pozbawić części wynagrodzenia, prawo bowiem nie przewiduje zapłaty za czas niewykonywania pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych. Kara pieniężna za jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może przekroczyć wymiaru wynagrodzenia jednodniowego.

 

Jeśli nieobecność nieusprawiedliwiona trwa pełen miesiąc lub kilka pełnych miesięcy kalendarzowych, które należy uwzględnić podczas obliczania wynagrodzenia za urlop, pracodawca wyklucza te miesiące przy obliczeniach.

 

Natomiast składniki zmienne pensji za okresy absencji nie dłuższe niż jeden miesiąc wliczane są do pensji za urlop w łącznej wysokości faktycznie wypłaconej w 3 miesiącach poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

 

 Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop niewykorzystany składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc absencji uzyskane w tym czasie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwały, a wynik pomnożyć przez liczbę dni roboczych obowiązujących pracownika, jeśli nie korzystałby z urlopu.

 

Pracownik traci ponadto prawo do trzynastej pensji, gdy dopuścił się co najmniej dwudniowej nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Krótsza absencja może ograniczyć wysokość wynagrodzenia. Oblicza się je bowiem z uwzględnieniem wyłącznie tych wypłaconych składników wynagrodzenia, które wchodzą do ekwiwalentu za urlop i za czas pozostawania bez pracy.

 

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy skutkuje także obniżeniem świadczeń chorobowych. Jeśli w miesiącach branych do podstawy wymiaru zasiłków pracownik nie otrzymał wynagrodzenia z powodu nieusprawiedliwionej absencji, należy wyłączyć te miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasy pracy. W przypadku, gdy w tych miesiącach przepracował więcej niż połowę obowiązującego czasu pracy, do wyliczeń należy wziąć kwoty wynagrodzenia faktycznie wypłaconego.

 

Prawa pracodawcy – skrócenie urlopu

Pracodawca może obniżyć roczną pulę urlopu pracownika, jeśli jest on nieobecny w pracy z powodów nieusprawiedliwionych co najmniej miesiąc. Przy tym miesiąc liczy się następująco:

Jeśli pracownik był nieobecny w pracy i nie wyjaśnił przyczyn swojej absencji przez co najmniej miesiąc, czas pracy skraca się proporcjonalnie do przysługującego mu urlopu o 1/12 za każdy miesiąc niewytłumaczonej nieobecności.

Cząstkowy dzień urlopu zaokrągla się do pełnego dnia, zaś niepełny miesiąc pracy do całego miesiąca.

 

Stan na dzień: 27 sierpnia 2010 roku

Podstawa prawna: Ustawa Kodeks pracy, Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.), Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.), Ustawa z 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 roku nr 31, poz. 267 ze zm.).