W dniu 1 stycznia 2012 r. w życie wejdzie ustawa z dnia 1 kwietnia 2011 roku o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2011 Nr 92, poz. 531), która wprowadza nową alternatywną formę rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: sp. z o.o.) za pośrednictwem drogi elektronicznej.

Nowelizacja przewiduje, że zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nastąpić może przy wykorzystaniu wzorca umowy i polegać będzie na wypełnieniu formularza umowy zawartego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy podpisem elektronicznym. Podkreślenia wymaga fakt, że podpisem elektronicznym nie musi być ten, który przybiera najbardziej rygorystyczną formę tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowalnego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Stanowi to niewątpliwie znaczne ułatwienie dla przedsiębiorców, ponieważ zakup tego typu podpisu jest nadal dość drogi, a jeżeli chodzi o założenie spółki, częstokroć jednorazową czynność, stanowiłoby to zbędny wydatek.  

Wzór umowy spółki utworzony będzie w oparciu o Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Projekt Rozporządzenia, pomimo dość długiego vacatio legis ustawy nowelizującej, nadal znajduje się w na etapie uzgodnień międzyresortowych. Najprawdopodobniej więc Rozporządzenie wejdzie w życie w ostatniej chwili.

Na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, dla potrzeb realizacji niniejszej nowelizacji zostanie ustanowiony dostęp do systemu teleinformatycznego. Każdy użytkownik chcący założyć spółkę będzie musiał zalogować się do systemu, by następnie za jego pośrednictwem zawrzeć umowę spółki. Szczegóły techniczno-organizacyjne procedury rejestracyjnej opracowane mają być w odrębnie wydanym Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości, które również jest nadal w fazie projektu.

Ze względu na nowości techniczne nie tylko mechanizm zakładania spółki różni się od zwyczajnej procedury. Istotną kwestią jest fakt, że w przypadku spółki zakładanej przy wykorzystaniu wzorca umowy na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Możliwe jest, że wpłaty na pokrycie kapitału dokonane zostaną w ciągu 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru. Aktualnie wpłata kapitału zakładowego następuje przed zarejestrowaniem spółki, zaś do wniosku o rejestrację członkowie zarządu dołączają oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego.  W sytuacji wniesienia kapitału zakładowego po zarejestrowaniu spółki członkowie zarządu składają oddzielnie oświadczenie o jego pokryciu już bezpośrednio do sądu rejestrowego. Podobnie jak notarialnie poświadczone wzory podpisów członków zarządu. Te dokumenty również składa się bezpośrednio do sądu w terminie 7 dni od dnia jej wpisu do rejestru.

Po zarejestrowaniu spółki wszelkie zmiany umowy spółki należy dokonywać już w formie aktu  notarialnego, oznacza to, że ułatwienia administracyjne wprowadzane są wyłącznie na etapie rejestracji, zaś od momentu wpisu do KRS, spółki te podlegają tym samym regułom co spółki zarejestrowane w trybie zwykłym.

W elektronicznej procedurze rejestracji spółki z .o.o. doręczanie orzeczeń i pism z sądu odbywać się będzie wyłącznie w drodze elektronicznej.

Z uzasadnienia sporządzonego do projektu uchwalonej ustawy wynika, że celem projektowanej noweli Kodeksu spółek handlowych jest ułatwienie i znaczące przyspieszenie zakładania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, a także uproszczenie związanej z tym procedury. Projektowana nowela pozwala także uniknąć konieczności posługiwania się w obrocie konstrukcją spółki z o.o. „w organizacji”, która powstała jako odpowiedź na trwający w czasie proces rejestracji spółki z o.o.

Niewątpliwe rozwiązania ustawowe są korzystne nadal jednak pomimo długiego okresu na wprowadzenie nowelizacji istnieje szereg wątpliwości jak procedura ta będzie wyglądać w praktyce. Przykładowo nie została uregulowana bezpośrednio kwestia „jednego okienka”. Pojawiają się głosy doktryny, wskazujące że zgłoszenia spółki do Urzędu Skarbowego i Urzędu Statystycznego za pośrednictwem formularze NIP oraz RG należy dokonać odrębnie i bezpośrednio do tych organów. Oznaczałoby to jednak, że poprzez tą regulację uczyniony zostałby krok w tył. W naszej ocenie pojawiające się twierdzenia nie są do końca prawidłowe. Ponadto pozostaje otwarta kwestia podatku od czynności cywilnoprawnych. Do tej pory płatnikiem był notariusz, przed którym zawierano umowę, wygląda na to, że tu również przedsiębiorcy będą musieli samodzielnie  składać deklaracje i wpłacać podatek.

Justyna Kuś-Jakubowska, prawnik, aplikant radcowski, Kancelaria Doradztwa Prawnego Honestus