Ustawodawca określił obowiązki podatnika prowadzącego ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących w art. 111 ustawy o VAT, dodając do niego ust. 3a. Mówi on, że podatnik jest zobowiązany:
- dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;
- dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
- udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
- zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących;
- używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach;
- przechowywać kopie dokumentów kasowych;
- stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3b;
- dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym;
- prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;
- dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy;
- poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.
Zastrzeżenie zawarte w ust. 3b odnośnie do stosowania kasy wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży dotyczy podatników prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze albo marża, ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganego przez nich obrotu oraz kwot podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników.
Stan na dzień 21 kwietnia 2011 roku
Podstawa prawna: Ustawa z 18 marca 2011 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach