Pracodawca ma prawo kontrolować czas pracy pracownika i wykonywane przez niego obowiązki, gdyż pracownik przez nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem (art. 22 par. 1 kp).

 

Nowoczesne rozwiązania techniczne ułatwiają pracodawcy kontrolowanie pracowników, jednak coraz bardziej powszechny monitoring za pomocą urządzeń elektronicznych budzi wątpliwości – zarówno pracowników i pracodawców, jak i ekspertów w zakresie prawa pracy.

 

Polskie ustawodawstwo nie wypracowało jeszcze szczegółowych regulacji prawnych dotyczących monitoringu pracowników. Od wielu lat słyszy się o potrzebie nowelizacji kodeksu pracy, jednak nie powstał dotychczas zadowalający wszystkie środowiska projekt.

 

Zakres danych osobowych pracowników, które powinni udostępnić pracodawcy, został określony w art. 22¹ kodeksu pracy. Są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Generalny inspektor ochrony danych osobowych przypomina, że pracodawca może żądać udostępnia także numeru PESEL oraz innych informacji, w tym imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli od ich podania zależy korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień.

 

Innych danych pracodawca może żądać jedynie wówczas, gdy ich udostępnienie nakazują odrębne przepisy. Kodeks pracy odsyła do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (art. 22¹ par. 5), które stanowią, że legalnie wykorzystywać (przetwarzać) dane osobowe można za zgodą osoby, której dane dotyczą. Aby zgoda osoby mogła być uznana za podstawę prawną musi być wyrażona w sposób dobrowolny – informuje GIODO.

 

Sądy potwierdzają, że kontrola pracowników przez pracodawcę jest dopuszczalna, jeśli pracownicy są o niej poinformowani. Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1972 roku (I PR 153/72) uznał, że „stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszenia mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (...), wówczas gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możliwości stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia i gdy kontrola ta jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielami załogi w sposób niepozostający w sprzeczności ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub z zasadami współżycia społecznego”.

 

Obecnie pracodawca ma szerokie możliwości kontroli podwładnych – za pomocą GPS zainstalowanego w służbowym telefonie komórkowym czy aucie, dzięki oprogramowaniu śledzącemu korespondencję w służbowej skrzynce e-mail czy przeglądane przez pracownika strony w Internecie.

 

Powszechne jest, że pracodawcy zakazują korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych, na przykład blokując dostęp do niektórych treści internetowych. Jest to działalnie uzasadnione, jeśli pracownik naraża bezpieczeństwo sieci lub zajmuje się odwiedzaniem portali plotkarskich czy towarzyskich w czasie, gdy powinien wypełniać obowiązki służbowe.

 

Firmy stosują także monitoring pracy w sieci. Pracodawca dzięki specjalnemu oprogramowaniu może sprawdzić, z jakiego programu i w jakim celu korzysta  pracownik.

 

Pracodawca może zabronić pracownikom korzystania ze służbowej skrzynki e-mail w celach prywatnych. Jeśli pracownik mimo zakazu prowadzi prywatną korespondencję, to musi być przygotowany, że pracodawca może mieć do niej wgląd, jeśli poinformował pracowników o kontroli poczty elektronicznej.

 

Podobnie jest z kontrolą treści rozmów z telefonów służbowych.

 

Należy zaznaczyć, że pracodawca musi powiadomić pracownika o sposobach nadzoru, także tych stosowanych w odniesieniu do poczty elektronicznej czy korzystania z komputera. Prawnicy podpowiadają, że kwestia ta powinna zostać uregulowana w umowie o pracę.

 

Niemal równie powszechne jest korzystanie z systemu GPS. Pracodawca, udostępniając pracownikom auta czy telefony komórkowe z zainstalowanym GPS, może zlokalizować miejsce ich pobytu. Lokalizację pracowników poprzez telefon komórkowy oferują operatorzy. Pracodawca może poznać miejsce pobytu pracownika dzięki numerowi telefonu znajdującemu się na wspólnym koncie abonenckim – sieć wysyła informacje w formie tekstowej lub multimedialnej o lokalizacji danego numeru.

 

Wątpliwości budzą granice tej kontroli, pracownicy – za pozwoleniem pracodawcy – korzystają bowiem ze służbowych telefonów czy aut także poza godzinami pracy czy do celów prywatnych. Eksperci z dziedziny prawa pracy nie mają wątpliwości, że pracodawca może monitorować aktywność swoich pracowników tylko w czasie ich pracy.

 

Dr Wojciech Rafał Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych, w rozmowie z Martą Gadomską z „Rzeczypospolitej” zaznacza, że kontrola pracowników za pomocą urządzeń GPS jest dopuszczalna wyłącznie za ich wiedzą, a sami muszą mieć prawo dostępu do pozyskanych w ten sposób danych oraz informacji, kto i w jaki sposób będzie z nich korzystał. Ponadto zakres kontroli musi spełniać usprawiedliwiony cel i być adekwatny do celu, jaki chce pracodawca osiągnąć.

 

Niedozwolone są zbieranie odcisków palców i kamery w toaletach

Gorące dyskusje wywołuje instalacja czytników danych biometrycznych służących kontroli czasu pracy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 grudnia 2009 roku (I OSK 249/09), stwierdził, że „wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika, na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. (…) Brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22¹ kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika”.

 

Prawnicy są zgodni w kwestii monitorowania za pomocą kamer toalet czy przebieralni w firmach. Uważają, że jest to niedopuszczalne. Mniej jednomyślnie wypowiadają się na stałe monitorowanie kamerami stanowisk pracy. O tym, czy jest to dopuszczalne, decyduje szczególny cel – np. możliwość kradzieży.

 

Podsumowanie

Dopóki w prawie pracy nie znajdą się szczegółowe regulacje dotyczące nowoczesnych metod kontroli pracowników, pracodawca powinien stosować ogólne przepisy kodeksu pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Na ich podstawie oraz w oparciu o orzecznictwo można stwierdzić, że kontrola pracowników przez pracodawcę jest dopuszczalna, jeśli pracownicy są o niej poinformowani, pracodawca może monitorować aktywność swoich pracowników tylko w czasie ich pracy, a zakres kontroli musi spełniać usprawiedliwiony cel i być adekwatny do celu, jaki chce pracodawca osiągnąć.

 

Kwestie dotyczące sposobów oraz zakresu kontroli warto uregulować w umowie o pracę lub regulaminie pracy.

 

Stan na dzień: 8 marca 2011 roku

Podstawa prawna: Ustawa Kodeks pracy, Ustawa o ochronie danych osobowych